Urlaubsplaner

Datenschutzhinweise zum Urlaubsplaner

1. Verantwortlicher

Muster Systemgastronomie GmbH Musterstraße 1 12345 Musterstadt

Datenschutzbeauftragte/r: datenschutz@example.de

2. Zweck

Der Urlaubsplaner unterstützt die Urlaubsplanung: Beschäftigte sehen, wie stark Zeiträume an ihrem Standort belegt sind, und erstellen ihren Urlaubsantrag als PDF. Er ist eine unverbindliche Planungshilfe im Rahmen der Urlaubsverwaltung.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

  • Auf dem Server wird nur gespeichert, wenn Sie einen Antrag erstellen: Standort, Urlaubsjahr, Zeitraum (von–bis), Status (vorläufig/eingegangen), das Ablaufdatum einer vorläufigen Reservierung und ein Prüfwert (Hash) Ihres persönlichen Links. Es werden keine Namen, E-Mail-Adressen, Personalnummern, Erstellungszeitpunkte oder IP-Adressen gespeichert.
  • Weil Ihr unterschriebener Papierantrag denselben Zeitraum enthält, kann der Arbeitgeber eine Reservierung Ihnen zuordnen. Die Reservierungen sind daher pseudonyme personenbezogene Daten.
  • In Ihrem Browser (localStorage) werden Ihre Urlaubstage, Ihre Anträge und Ihr persönlicher Link gespeichert. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Ein Cookie speichert, dass Sie den Zugangscode Ihres Standorts eingegeben haben. Beides ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist daher nicht nötig.
  • Die PDF-Datei und der QR-Code werden in Ihrem Browser erzeugt und nicht an den Server übertragen.
  • Ihre IP-Adresse wird technisch bedingt zur Auslieferung der Seiten und kurzzeitig – nur im Arbeitsspeicher und als nicht rückrechenbarer Prüfwert (Hash) – zum Schutz vor Missbrauch (Begrenzung von Anfragen) verarbeitet. Sie wird nicht protokolliert oder gespeichert.

4. Rechtsgrundlage

Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG); für die kurzzeitige Verarbeitung der IP-Adresse zum Schutz vor Missbrauch unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Empfänger

Die Daten werden nur zur Urlaubsplanung an Ihrem Standort verwendet. Kolleginnen und Kollegen sehen nur, wie stark Tage belegt sind, nie einzelne Anträge. Es werden keine externen Dienste, Schriftarten oder Statistiktools eingebunden; es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

6. Speicherdauer

  • Vorläufige Reservierungen werden automatisch gelöscht, wenn der Antrag nicht innerhalb der Frist eingeht.
  • Alle Reservierungen werden automatisch kurz nach Ende des Urlaubs gelöscht.
  • Abgelehnte oder zurückgezogene Anträge werden vom Arbeitgeber gelöscht.
  • Die Daten in Ihrem Browser können Sie jederzeit selbst löschen („Lokale Daten löschen“).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Da der Arbeitgeber gespeicherte Reservierungen ohne Ihre Mithilfe nicht Ihnen zuordnen kann (Art. 11 DSGVO), üben Sie diese Rechte am einfachsten über Ihren persönlichen Link aus (Anzeigen, Ändern, Stornieren) oder indem Sie dem Arbeitgeber den betreffenden Zeitraum nennen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).